Ergänzende Datenschutzhinweise für Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner

Stand: 26.05.2026

1. Geltungsbereich und Verhältnis zur allgemeinen Datenschutzerklärung

Diese ergänzenden Datenschutzhinweise informieren Sie gemäß Art. 12 ff., 13, 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit Sie in einer (angebahnten) Geschäftsbeziehung mit uns stehen, insbesondere als

• Kundin/Kunde im B2B-Bereich,

• Lieferantin/Lieferant oder Dienstleister,

• sonstige:r Geschäftspartner:in (z. B. Kooperationspartner, Berater:innen).

Unsere allgemeine Datenschutzerklärung (insbesondere zu

• Verantwortlichem und Kontaktdaten,

• Datenschutzbeauftragtem,

• Ihren Betroffenenrechten,

• technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit,

• Einsatz von Cookies und Tracking-Technologien auf unserer Website

finden Sie hier:

Allgemeine Datenschutzerklärung:
https://www.gedenkenschenken.de/policies/privacy-policy

Soweit nachfolgend nichts Abweichendes oder Ergänzendes geregelt ist, gelten die Angaben unserer allgemeinen Datenschutzerklärung entsprechend.

2. Welche Daten verarbeiten wir im Rahmen von Geschäftsbeziehungen?

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten und Kontaktdaten

  • Name, Vorname

  • Anrede, Titel, ggf. Position/Funktion im Unternehmen

  • geschäftliche Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummer)

• Vertrags- und Abwicklungsdaten

  • Inhalte von Angeboten, Anfragen, Bestellungen, Bestätigungen

  • Vertragslaufzeiten und -inhalte, Liefer- und Leistungsdaten

  • Korrespondenz im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung

• Abrechnungs- und Zahlungsdaten

  • Bankverbindung, Zahlungsbedingungen

  • Rechnungs- und Buchungsdaten

• Sonstige Daten aus der Kommunikation

  • Inhalte von E-Mails, Briefen, Gesprächsnotizen

  • Terminabstimmungen und Protokolle

Sofern Sie nicht selbst Vertragspartner:in sind, sondern für ein Unternehmen tätig werden (z. B. als Mitarbeitende:r einer Lieferantin/eines Lieferanten), verarbeiten wir Ihre Daten in Ihrer jeweiligen Funktion als Kontaktperson.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten die oben genannten Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

1. Anbahnung und Durchführung von Vertragsbeziehungen

   • z. B. Prüfung und Bearbeitung von Anfragen, Angeboten und Bestellungen,

   • Kommunikation im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung,

   • Koordination von Lieferungen und Leistungen.

   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) – soweit Sie selbst Vertragspartner:in sind.

2. Erfüllung gesetzlicher Pflichten

   • insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten,

   • ggf. Nachweispflichten gegenüber Behörden.

   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

3. Wahrung berechtigter Interessen

   • Pflege und Verwaltung von Lieferanten-, Kunden- und Geschäftspartnerkontakten,

   • Abwicklung des Zahlungsverkehrs,

   • Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche,

   • interne Verwaltungs- und Organisationszwecke.

   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten und rechtssicheren Abwicklung unserer Geschäftsprozesse sowie der Pflege unserer Geschäftsbeziehungen.

Sofern wir Sie als Kontaktperson eines Unternehmens verarbeiten, erfolgt dies in der Regel auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sachgerechten Kommunikation mit unserem Vertragspartner (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?

In der Regel erheben wir Ihre personenbezogenen Daten direkt bei Ihnen im Rahmen der Kommunikation und Geschäftsbeziehung (Art. 13 DSGVO).

Soweit erforderlich, verarbeiten wir auch personenbezogene Daten, die wir aus anderen Quellen erhalten (Art. 14 DSGVO), z. B.:

• öffentliche Register (z. B. Handelsregister),

• Unternehmenswebsites,

• Empfehlungsgeber oder bestehende Geschäftspartner,

• Plattformen, auf denen wir mit (potenziellen) Geschäftspartnern in Kontakt treten.

5. Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen (z. B. Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung, Geschäftsführung).

Darüber hinaus können folgende Kategorien von Empfängern personenbezogene Daten erhalten, soweit dies zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf Basis unserer berechtigten Interessen erforderlich ist:

• Banken und Zahlungsdienstleister,

• Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen,

• Rechtsberater:innen,

• Transport- und Logistikunternehmen (bei physischen Lieferungen),

• IT-Dienstleister, Hosting-Provider und sonstige Auftragsverarbeiter, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen.

Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einsetzen, schließen wir entsprechende Verträge, die ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen.

Für weitere Informationen zu Kategorien von Empfängern im Zusammenhang mit unserer Website und dem Online-Shop verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter https://www.gedenkenschenken.de/policies/privacy-policy.

6. Drittlandübermittlungen

Sofern wir personenbezogene Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, geschieht dies nur, wenn

• es für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist,

• Sie eingewilligt haben oder

• hierfür eine sonstige gesetzliche Erlaubnis besteht

und – soweit erforderlich – geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) vorliegen.

Weitere Informationen zu etwaigen Drittlandübermittlungen im Zusammenhang mit unserer Website finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Im Einzelnen gilt insbesondere:

• Daten aus Vertrags- und Abrechnungsverhältnissen werden grundsätzlich für die Dauer der Geschäftsbeziehung aufbewahrt.

• Darüber hinaus gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig bis zu 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der letzten Buchung).

• Soweit Daten nicht mehr für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich sind und auch keine berechtigten Interessen (z. B. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) entgegenstehen, werden diese regelmäßig gelöscht.

Ergänzend gelten die Hinweise zur Speicherdauer in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihre Rechte nach der DSGVO (insbesondere Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie Datenübertragbarkeit) und das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde werden in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung ausführlich erläutert.

Selbstverständlich können Sie diese Rechte auch im Zusammenhang mit der hier beschriebenen Verarbeitung von Daten als Kund:in, Lieferant:in oder sonstige:r Geschäftspartner:in geltend machen. Die Kontaktdaten, unter denen Sie Ihre Rechte ausüben können, entnehmen Sie bitte der allgemeinen Datenschutzerklärung.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (Anbahnung und Durchführung) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung sowie für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen oder diese durchzuführen.

10. Aktualität und Änderungen dieser Hinweise

Diese ergänzenden Datenschutzhinweise können von Zeit zu Zeit angepasst werden, um z. B. geänderte gesetzliche oder behördliche Vorgaben oder Änderungen unserer Geschäftsprozesse zu berücksichtigen.

Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite. Im Übrigen verweisen wir auf die aktuelle Version unserer allgemeinen Datenschutzerklärung unter:

https://www.gedenkenschenken.de/policies/privacy-policy